Tổng đài điện thoại nội bộ IP-VoIP cho doanh nghiệp, khách sạn

Tổng đài điện thoại IP/VoIP là một hệ thống truyền thông liên lạc hiện đại phục vụ cho kinh doanh, cho phép chuyển cuộc gọi giữa các máy lẻ trong nội bộ và ra bên ngoài trên nền tảng internet. Đã có thời gian hệ thống điện thoại tổng đài analog (PABX) truyền thống là sự lựa chọn duy nhất cho tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với sự thay đổi của công nghệ, tổng đài IP và điện thoại VoIP đã trở thành sự lựa chọn ưu thế khi tích hợp sẵn nhiều tính năng cao cấp có lợi cho doanh nghiệp, các nhân viên và chủ doanh nghiệp đều được hưởng lợi đáng kể từ hệ thống điện thoại PBX thế hệ mới này.

1. Các thông tin kỹ thuật cần cân nhắc trước khi thi công lắp đặt tổng đài điện thoại VoIP

Cách tính toán các thông số cho việc thiết kế, thi công lắp đặt hệ thống tổng đài IP-PBX bao gồm:

Số lượng nhân viên hoặc số lượng điện thoại lắp đặt cho các phòng khách sạn.
Hiện trạng mạng LAN (cho hệ thống VoIP): (1) vùng phủ sóng Wi-Fi không dây và (2) mạng có dây Ethernet, số lượng cổng và các đầu cáp RJ45.
Số lượng và loại điện thoại để bàn VoIP tương ứng không dây Wi-Fi và có dây.
Tổng đài IP/ VoIP có dung lượng phù hợp với số lượng máy nhánh. Có tính tới khả năng mở rộng thêm trong tương lai khi có thêm người dùng.
Vị trí lắp đặt tổng đài nội bộ IP-PBX và đầu chờ RJ45.

2. Thiết bị điện thoại để bàn VoIP

Với nhiều doanh nghiệp là các công ty, khách sạn, resort, trường học, bệnh viện,… có thể đã có sẵn đầu dây mạng RJ45 tới từng điểm đặt máy tính hoặc điện thoại VoIP, người dùng có thể đầu tư điện thoại có dây phổ thông, chẳng hạn như Atcom D20 (không PoE) hoặc Atcom D21 (có PoE) để tiết kiệm chi phí mua thiết bị đầu cuối.

Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể phối hợp các các loại điện thoại để bàn Wifi như Atcom D2SW, Atcom A20W cho các vị trí không có dây mạng hoặc cần linh hoạt di chuyển. Trải nghiệm sử dụng mạng không dây Wifi là phương án tối ưu cho cả công việc thiết kế, lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ mới, cũng như tiện lợi và linh hoạt cho cả người sử dụng.

2.1 Điện thoại để bàn cho lễ tân

dien thoai Atcom A48-A68 và man hinh mo rong AET

Lễ tân là trung tâm thông tin tiếp nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi, là cầu nối quan trọng giữa khách hàng và các nhân viên và phòng ban chuyên trách trong công ty. Do vậy điện thoại dùng cho lễ tân, chẳng hạn như Atcom A48WAC, A68WAC cần nhiều tính năng để hỗ trợ người dùng thao tác nhanh, như tích hợp màn hình và bộ nhớ trong lớn, lưu trữ contact, chuyển tiếp cuộc gọi,…

Bên cạnh đó, điện thoại lễ tân cũng có khả năng kết nối tới các thiết bị ngoại vi như màn hình mở rộng để nâng cao trải nghiệm sử dụng.

2.2 Điện thoại cố định có dây và không dây Wi-Fi

he thong tong dai dien thoai VoIP không dây Wi-Fi

Mỗi doanh nghiệp đều có số lượng lớn nhân viên văn phòng làm việc tại các bộ phận bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán, bảo vệ, thư ký, quản lý,.. và do vậy, dòng điện thoại để bàn cho họ luôn cần số lượng lớn với các tính năng căn bản để giảm giá thành đầu tư.

Điện thoại để bàn dùng dây LAN Non-PoE: D20, D32
Điện thoại để bàn dùng dây LAN có PoE: D21, D33, D38, A11, A16, A48, A68
Điện thoại để bàn không dây Wi-Fi: D2SW, A20W

Giải pháp dùng điện thoại để bàn Wi-Fi linh hoạt do không phải thi công, tiết kiệm được chi phí vật tư và công sức thi công chạy dây.

Hơn thế nữa, điện thoại cố định Wifi không dây còn dễ dàng tiếp cận các vị trí không thể đi được dây mạng và làm cho không gian văn phòng đẹp hơn, linh hoạt hơn khi thay đổi các vị trí làm việc.

3. Thiết bị tổng đài IP

Tổng đài IPX-330: 30 tài khoản SIP, 15 cuộc gọi đồng thời, 15 SIPTrunks, có sẵn 2-CO và Siptrunk, bộ nhớ trong 150H ghi âm, hỗ trợ IVR và thẻ nhớ MicroSD.
Tổng đài IPX-1100: 100 tài khoản SIP, 50 cuộc gọi đồng thời, SIPTrunks, bộ nhớ trong 450H ghi âm, hỗ trợ IVR và thẻ nhớ MicroSD.
Tổng đài IPX-1102: 100 tài khoản SIP, 50 cuộc gọi đồng thời, có sẵn có sẵn 2-CO và 50 SIPTrunks, bộ nhớ trong 450H ghi âm, hỗ trợ IVR và thẻ nhớ MicroSD.
Tổng đài IPX-2100: 100 tài khoản SIP, 30 cuộc gọi đồng thời, 30 SIPTrunks, 150H ghi âm, hỗ trợ IVR, hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.
Tổng đài Planet IPX-2200: 200 tài khoản SIP, 60 cuộc gọi đồng thời, 60 SIPTrunks, 150H ghi âm, hỗ trợ IVR, hỗ trợ tùy chọn mua thêm các giao diện GSM, FXO, FXS, E1 qua khe cắm mở.

Tổng đài IP (hay còn được gọi là tổng đài VoIP, tổng đài IP PBX), thực tế là 1 SIP server, thực hiện nhiệm vụ chuyển mạch các cuộc gọi giữa các điện thoại IP (điện thoại SIP) trong mạng LAN/WAN/internet.

Nếu bạn có kết nối internet, bạn có thể gọi cho bất kỳ ai bằng VoIP Phone thông qua tổng đài IP mà không cần đến dịch vụ điện thoại PSTN hoặc GSM. Các giải pháp VoIP hoạt động trên máy tính PC/Server vì nó được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn mở như mã nguồn Asterisk. Ngày nay, VoIP được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn mở như Giao thức khởi tạo phiên (SIP). SIP cung cấp khả năng tương tác hoàn chỉnh giữa các điện thoại bàn, điện thoại hội nghị và các ứng dụng VoIP khác nhau.

4. Các lợi ích khi triển khai hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ công nghệ IP/VoIP:

Dễ cài đặt, vận hành do cấu hình trên giao diện Web dễ hiểu.
Tích hợp sẵn các tính năng hiện đại, tiện dụng như lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi, hiển thị số ID gọi đến, .v.v.
Lưu trữ tốt hơn với bộ nhớ trong
Tiết kiệm chi phí vật tư, phụ kiện khi hoạt động trên hạ tầng mạng LAN có dây và không dây Wifi có sẵn.
Tiết kiệm chi phí cước hàng tháng khi kết nối, thực hiện các cuộc gọi nội bộ giữa các chi nhánh qua mạng Internet không giới hạn về địa lý.
Quản lý tập trung các thiết bị dễ dàng.
Tất cả các thành viên có thể làm việc từ xa, tại trụ sở công ty, tại văn phòng, tại chi nhánh hoặc làm việc tại nhà đều có thể dễ dàng truy cập vào điện thoại doanh nghiệp của bạn để thực hiện và nhận cuộc gọi.
Linh hoạt hơn khi thay đổi vị trí lắp đặt và nâng cấp hệ thống thông qua phần mềm.
Chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn khi các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP Phone ngày càng rẻ.

VoIP là công nghệ mới nhất được áp dụng và phổ biến trong thời gian gần đây, người dùng sẽ được hưởng những tính năng và tiện ích vượt trội.

4.1. Cước nghe gọi rẻ cho nhiều chi nhánh có địa lý khác nhau

Đây là điểm mấu chốt và rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Các công ty có thể tiết kiệm chi phí đáng kể là áp dụng hệ thống điện thoại VoIP. Sở dĩ làm được điều này vì cước cuộc gọi VoIP nội bộ là miễn phí 100% tại tất cả các chi nhánh xa nhau qua nền tảng internet. Do vậy VoIP có thể giảm hóa đơn điện thoại, các doanh nghiệp khác nhau và nhu cầu đàm thoại cũng khác nhau, có thể giảm ít hoặc nhiều, nhưng chắc chắn 1 điều, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí đáng kể.

Bên cạnh đó, các cuộc gọi ngoại mạng VoIP cũng rẻ hơn so với Mạng điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN) hoặc mạng điện thoại chuyển mạch kênh truyền thống.

4. 2. Tiết kiệm chi phí đi dây cáp đồng

Các kết nối băng thông rộng cũng không cần thêm dây vì mạng VoIP cho phép cả thoại và dữ liệu trên cùng một kênh, đó là khả năng gửi và nhận thoại và dữ liệu đồng thời nên không cần có 1 hệ thống cáp đồng riêng. Hầu hết các điện thoại bàn VoIP chỉ cần một Ethernet hoặc không dây Wifi để kết nối với IP PBX.

Hơn nữa, với giải pháp cấp nguồn qua Ethernet (PoE) cho phép triển khai hệ thống tổng đài điện thoại có dây PoE cho các văn phòng trở nên đơn giản hơn và giảm thiểu dây nguồn, ổ cắm điện trên bàn làm việc. Với giải pháp tổng đài hoàn toàn không dây trên mạng Wifi? Dịch vụ VoIP chuyên nghiệp cũng có sẵn khi dùng với các điện thoại VoIP Wifi hoặc dưới dạng ứng dụng phần mềm có trên máy tính PC/ hoặc điện thoại thông minh.

4.3. Làm việc Từ xa

Chuyển sang VoIP cho phép nhân viên luôn kết nối với hệ thống điện thoại của công ty trong khi làm việc từ xa chỉ cần có kết nối internet. Các tính năng tiên tiến của tổng đài điện thoại VoIP như chờ cuộc gọi, tự động trả lời, gọi video tức thì, gọi hội nghị và những tính năng khác không được cung cấp bởi điện thoại truyền thống. Các nghiên cứu cho thấy điều này không chỉ có thể tăng năng suất của nhân viên khi làm việc tại bất kỳ khi nào, địa điểm nào, mà còn có thể cắt giảm không gian văn phòng và đặc biệt hữu ích khi làm việc trong điều kiện dịch bệnh truyền truyền nhiễm.

Trong lực lượng lao động ngày càng di động, khả năng tiếp cận từ xa cho phép doanh nghiệp của bạn linh hoạt. Nhân viên di động có thể làm việc hiệu quả bất kể vị trí của họ. Hơn thế nữa: VoIP điều chỉnh dựa trên cách nhân viên của bạn làm việc. Nhân viên không cần phải có mặt tại văn phòng, họ có thể làm việc trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của họ từ mọi nơi.

4.4. Tăng khả năng tiếp cận

Bên cạnh hiệu quả chi phí, khả năng tiếp cận là một trong những lợi ích lớn nhất của VoIP đối với doanh nghiệp với khả năng thực hiện cuộc gọi từ mọi nơi mọi lúc. Nếu bạn có kết nối internet tốt, bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi cho doanh nghiệp của mình. Và khi bạn không thể trả lời cuộc gọi, bạn có thể chuyển cuộc gọi đến một người khác hoặc nhận thư thoại qua email cho bạn. Một lợi ích đáng chú ý của VoIP là khả năng mang theo điện thoại công việc của bạn mà không cần gì khác ngoài một chiếc điện thoại VoIP hoặc một ứng dụng softphone.

Số VoIP, còn được gọi là số ảo, hoàn toàn có thể di động. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng cùng một số bất cứ nơi nào bạn đi. Tốt hơn nữa, trong trường hợp doanh nghiệp của bạn thay đổi địa chỉ, bạn có thể giữ nguyên số VoIP.

4.5. Cấu hình linh hoạt, sẵn các tính năng tiện ích, dễ mở rộng

Từ việc xây dựng trung tâm cuộc gọi (Call Center), chăm sóc khách hàng/tư vấn bán hàng, cho tới liên lạc nội bộ, hệ thống tổng đài điện thoại công nghệ VoIP luôn đáp ứng được các yêu cầu này với rất nhiều lựa chọn về giao diện trung kế (PSTN), SIP Trunks (VoIP), GSM/3G (di động), E1/T1 (TDM), ISDN. Một số dòng tổng đài có thiết kế mở còn có khả năng hỗ trợ cả điện thoại bàn Analog và điện thoại IP.

Các tính năng ghi âm cuộc gọi, quản lý cuộc gọi, lời chào, tích hợp sẵn bộ nhớ trong dung lượng lớn, đàm thoại nhiều bên được tích hợp sẵn, người dùng được sử dụng miễn phí các tính năng này, trong khi đó tổng đài Analog thế hệ cũ có chi phí rất đắt và phải dùng nhiều thiết bị voice khác hỗ trợ. VoIP mang lại lợi thế hơn các hệ thống điện thoại truyền thống với khả năng gọi đa bên. Các tổ chức lớn và nhỏ thường cần một nhà cung cấp cuộc gọi hội nghị riêng biệt cho phép nhiều người tham gia cùng một cuộc gọi.

Khả năng mở rộng là một trong nhiều lợi thế của VoIP khiến nó trở thành một đề xuất hấp dẫn cho các doanh nghiệp đang phát triển. Với tùy chọn mở rộng về phần cứng, phần mềm này, mọi chủ doanh nghiệp sẽ thích một hệ thống điện thoại phát triển theo bước kinh doanh của họ. Giải pháp VoIP loại bỏ việc phải mua phần cứng đắt tiền hoặc đường dây chuyên dụng khi bạn phát triển.

4.6. Dễ sử dụng, dễ lắp đặt, chi phí vận hành, bảo dưỡng rất thấp

Thừa hưởng tính năng “Cắm là chạy – Plug and Play” của công nghệ mạng IP, người dùng chỉ việc lắp đặt, kết nối và cấu hình các tổng đài IP, điện thoại IP nhanh chóng, dễ dàng qua giao diện Web. Việc vận hành, bảo dưỡng cho hệ thống cũng với chi phí không đáng kể, không cần một kỹ năng về kỹ thuật đặc biệt hoặc nhân viên IT chuyên nghiệp nào cho việc này.

Xem thêm: