Hướng dẫn lắp đặt, cài đặt hệ thống tổng đài điện thoại IP

Tổng đài điện thoại là hệ thống liên lạc quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ có số lượng nhân viên dưới 30 người ~ 500 người. Hệ thống tổng đài điện thoại giúp các doanh nghiệp thúc đẩy bán hàng, chăm sóc khách hàng hiệu quả cao và giảm chi phí cước. Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống tổng đài nội bộ này có thể kể đến như văn phòng, trụ sở – chi nhánh công ty, ngân hàng, khách sạn, resort, nhà nghỉ, bệnh viện, trường học, xưởng sản xuất, .v.v.

Tổng đài điện thoại thế hệ mới sử dụng công nghệ VoIP, được trang bị sẵn các tính năng lễ tân ảo, ghi âm cuộc gọi, đàm thoại hội nghị, chuyển tiếp cuộc gọi, thiết lập chính sách riêng cho từng số máy gọi ra/gọi vào…. So với tổng đài điện thoại PABX truyền thống, công nghệ IP/VoIP mang lại tính chuyên nghiệp, nhiều lợi ích và dễ lắp đặt, cài đặt và sử dụng.

Thi công lắp đặt một hệ thống tổng đài điện thoại nội phù hợp với nhu cầu và quy mô sẽ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu cho các thiết bị, vật tư và giảm thời gian lắp đặt, triển khai hệ thống và giảm cước phí hàng tháng về lâu dài.

Lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại trong doanh nghiệp

Ngày nay, với sự sự vượt trội về các tính năng và tiện ích sử dụng, VoIP đã chiếm ưu thế và tổng đài điện thoại Analog đã dần ngừng sản xuất, không còn nhiều các thiết bị tổng đài PABX, điện thoại bàn Analog trên thị trường. Tổng đài điện thoại IP/ VoIP hiện đại giúp việc lắp đặt, triển khai đơn giản hơn và hầu như không còn cần nhân sự IT chuyên trách cho việc bảo trì, cấu hình hệ thống. Hệ thống tổng đài điện thoại VoIP cũng giúp các doanh nghiệp dễ dàng tích hợp tổng đài IP và điện thoại IP vào hạ tầng mạng Wifi không dây có sẵn, cũng như mạng có dây RJ45 khi có sẵn Switch và các đầu RJ45 có sẵn tại các điểm đặt IP Phone. Hơn thế nữa tổng đài điện thoại IP/VoIP mang lại những lợi ích:

VoIP dùng trên hạ tầng mạng LAN có sẵn, giúp doanh nghiệp giảm chi phí mua thêm và thi công lắp đặt 1 hệ thống dây điện thoại riêng.
Toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp có thể tiếp cận với số lượng lớn khách hàng thông qua ít đầu số làm hotline cố định thay vì dùng số di động cá nhân.
Dễ dàng cấu hình, triển khai trên giao diện Web dễ hiểu, không cần có chuyên viên IT chuyên biệt.
Dễ dàng thiết lập các cuộc gọi nội bộ giữa nhiều chi nhánh qua mạng Internet miễn phí, không giới hạn khoảng cách.
Chất lượng cuộc gọi cao, ổn định.
Dễ dàng lựa chọn nhiều loại điện thoại VoIP để sử dụng trên nhiều loại hạ tầng mạng khác nhau: mạng có dây RJ45, có PoE hoặc không PoE, hoặc triển khai hoàn toàn trên mạng không dây Wifi.
Linh hoạt khi bố trí vị trí chỗ ngồi làm việc, đặc biệt là với loại điện thoại để bàn Wifi.

Tổng đài điện thoại sử dụng mạng Wifi

Tổng đài điện thoại nội bộ không dây Wifi

Hầu hết các văn phòng, công ty vừa và nhỏ hiện nay đều dùng mạng Wifi trong truyền thông và chia sẻ tài nguyên trong nội bộ doanh nghiệp. Việc triển khai một hệ thống tổng đài điện thoại không dây Wifi sẽ giúp họ tiết kiệm tối đa chi phí để đục đẽo, lắp thêm hạ tầng dây mạng, các vật tư mạng và thời gian triển khai. Điện thoại để bàn VoIP Wifi không những giúp họ lắp đặt đơn giản hơn, mà còn rất linh hoạt khi bố trí vị trí đặt máy khi không còn vướng víu bởi dây mạng. Một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ Wifi như vậy sẽ bao gồm:

Tổng đài điện thoại Planet IPX-330 (30 user), IPX-2100 (100 user), IPX-2100 (200 user), IPX-2500 (500 user)

Thiết bị tổng đài IP/VoIP PLANET xuất xứ Đài Loan (Taiwan), được trang bị sẵn các đường trung kế Siptrunk có thể nối tới nhà cung cấp dịch vụ VoIP và các tùy chọn FXO – PSTN để nối tới nhà cung cấp viễn thông PSTN. Người dùng có thể sử dụng 1 trong 2, hoặc cả 2 loại trung kế này giúp các máy nhánh của nhân viên kết nối tới khách hàng ngoại mạng dễ dàng hơn và dễ quản lý.

Điện thoại để bàn ATCOM Wifi VoIP

Điện thoại bàn Wifi phổ thông A20W băng tần 2.4GHz hoặc A20WAC băng tần kép là dòng phù hợp trang bị cho các nhân viên. Điện thoại Wifi Atom A2x cung cấp màn hình hiển thị LCD và các chức năng cơ bản cho các thao tác sử dụng tiện lợi.

Trong khi đó, với dòng điện thoại lễ tân A48WAC hoặc A68WAC phù hợp với nhân viên lễ tân và các vị trí thư ký, quản lý luôn bận rộng với các cuộc gọi và các nhiều phím bấm tắt để thao tác nhanh.

Điện thoại để bàn có dây Atcom

Khi doanh nghiệp đã có sẵn hạ tầng mạng LAN có dây và có đầu RJ45 chờ sẵn tại các vị trí lắp đặt máy, thì điện thoại có dây sẽ là sự lựa chọn phù hợp.

Điện thoại có dây Atcom D20, D32, A10 là sự lựa chọn tối ưu khi dùng với Switch mạng thông thường. Trong khi đó, điện thoại IP PoE Atcom D21, D33, A21, A16, A26 đa năng hơn, có thể phù hợp với các Switch PoE hoặc Switch thông thường giúp đơn giản hóa lắp đặt và giảm dây nguồn, ổ cắm kết nối tới máy.

Lắp đặt, cài đặt tổng đài nội bộ IP

Bài viết được thực hiện dựa trên một hệ thống tống đài điện thoại của hãng PLANET (Taiwan – Đài Loan), các thiết bị tổng đài IP, điện thoại IP Phone của các hãng sản xuất khác lắp đặt, cài đặt và cấu hình tương tự.

Đầu tiên, hãy tìm vị trí thuận tiện về nguồn điện, dây mạng có đầu nối RJ45 sẵn và vị trí lắp đặt, đây là nơi thuận lợi nhất cho thiết bị tổng đài điện thoại PABX, có thể là trên bàn làm việc hoặc giá rack tập trung các thiết bị mạng chuyên nghiệp. Sau đó, lần lượt thực hiện các bước:

Cắm giắc mạng RJ45 vào cổng RJ45 của tổng đài IP.
Kết nối tổng đài với các giao tiếp ngoại mạng, nội mạng.
Cắm nguồn điện 100~240VAC vào thiết bị tổng đài
Bật công tắc nguồn điện.

Kết nối tổng đài với các thiết bị đầu cuối và mạng nội bộ + ngoại mạng

Kết nối máy tính PC và mở trình duyệt Web, nhập địa chỉ IP, username/password để đăng nhập vào hệ thống

Lắp đặt tổng đài điện thoại
Đăng nhập user/password

Các bước cài đặt tổng đài IP tiếp theo tham khảo tại ĐÂY

Lắp đặt, cài đặt điện thoại IP/VoIP

Điện thoại IP/VoIP có thể dễ dàng lắp đặt bằng cách đặt trên bàn làm việc hoặc treo tường.

Điện thoại VoIP Wifi: kết nối tới Wifi AP
Điện thoại VoIP không hỗ trợ PoE: vị trí lắp đặt cần có sẵn đầu chờ dây mạng RJ45 tốc độ 10/100Mbps (hoặc Gigabit) và nguồn điện 100~240VAC.
Điện thoại IP có hỗ trợ PoE. Vị trí lắp đặt có sẵn cáp mạng đầu chờ RJ45 cấp nguồn PoE.